EXCEL PARA PRINCIPIANTES
Como sabes Excel es una hoja de cálculo que te permite realizar multitud de acciones, no solo con datos numéricos, sino también con fórmulas, gráficos, etc.
Si estás dando tus primeros pasos con Excel y en general con cualquier hoja de cálculo, te será de ayuda este practico tutorial en donde a continuación te resumo las principales acciones a realizar cuando estés empezando con el programa, incluso partiendo desde el principio.
1. Partes de la hoja de calculo
En este enlace puedes aprender cuáles son las partes de una hoja de cálculo, además para que te relaciones con los términos de este programa informático el artículo Glosario: Definición de términos más comunes en Excel.
2. Introduce datos en tu hoja de cálculo
Empieza a introducir datos en tu programa, pueden ser números, fechas, texto, imágenes, funciones…
También puede que te resulte interesante saber cómo hacer o deshacer acciones por si te equivocas o quieres cambiar rápidamente una o varias acciones realizadas.
3. Categorías Funciones de Excel
Para realizar operaciones matemáticas, trigonométricas, financieras, puedes usar las hojas de cálculo. En este enlace se muestran todas las categorías que existen en Excel, si bien también puedes encontrar las mismas fórmulas y funciones o parecidas en la hoja de cálculo de Google Drive.
4. Introducción a las fórmulas y funciones de las hojas de cálculo
Para empezar a realizar cálculos te sugiero realices el ejercicio que se muestra en el artículo siguiente: Ejercicio funciones matemáticas, con el podrás realizar tus primeras operaciones matemáticas en la hoja electrónica.
5. Trabajar con datos
Excel no solo te permite trabajar con números sino también con datos, además de posibilitar el tratamiento de los mismos para establecer diferentes informaciones.
En relación a este tema puede que te interese leer sobre filtros.
6. Realizar gráficos
Existe una forma muy sencilla y rápida de crear un gráfico aun siendo principiante en Excel, consiste en seleccionar una serie de datos y pulsar a continuación la tecla de función F11.
7. Imprimir en Excel
Una vez que hayas terminado tu trabajo con la hoja de cálculo seguramente necesitaras imprimirla aprende pues a realizar la impresión de tus datos.
Definición:
Excel es un software, o lo que es lo mismo un programa informático, que sirve para realizar cálculos numéricos o matemáticos.
Es una hoja de cálculo para el registro de números, datos y texto. Si bien sus utilidades y funciones son muy amplias, ya que con Excel puedes realizar desde una simple suma, hasta resolver integrales, pasando por crear gráficos, ordenar y agregar información no numérica, resolver programas matemáticos y un largo etcétera.
Excel no es el único que realiza las funciones de hoja de cálculo, existen otros programas como Google Drive hojas de cálculo, Numbers, Calc de Open Office, hoja de cálculo de Works o Gnumeric.
Si bien Excel es el programa más usado y mas conocido, ya que tiene una extensa historia desde que salio por primera vez al mercado.
¿Cómo empezar?
- Cuando abres el programa aparece un libro de Excel y dentro de cada libro hay una o varias hojas de cálculo, estas son las pestañas situadas abajo a la izquierda.
- Esta es la imagen de una hoja de cálculo de un libro de Excel: Como ves la hoja esta dividida en filas y columnas separadas por líneas de división, (hay más de un millón de filas y más de 16.000 columnas), formando rectángulos o celdas, que se denominan por la letra de la columna y por el número de la fila. Por ejemplo el primer rectángulo o celda, (arriba a la izquierda), se denomina A1.
- Si vas haciendo clic con el cursor, ves que se van resaltando las celdas y es en estas donde vas a ir introduciendo datos sucesivamente tras desplazarte de celda en celda pulsando Intro. Para añadir fórmulas, como las que explico en el apartado siguiente, hay varias opciones, una de ellas pulsar en el menú de arriba en Insertar, y luego en Función,se abre un cuadro de dialogo en el que te indica los pasos necesarios para realizar el cálculo deseado.
- Primero elige la función a realizar, luego las celdas que contienen los datos y finalmente da a aceptar, nos devuelve la operación solicitada, vemos las funciones básicas y un ejemplo en el siguiente artículo.
Abrir un libro de Excel y una hoja de Excel
Si bien sus utilidades y funciones son muy amplias, ya que con Excel puedes realizar desde una simple suma, hasta resolver integrales, pasando por crear gráficos, ordenar y agregar información no numérica, resolver programas matemáticos y un largo etc.
Excel no es el único programa que realiza las funciones de hoja de cálculo, existen otras hojas de cálculo como Numbers, Calc de Open Office, hoja de cálculo de Google o Gnumeric.
Ahora vas a ver como empezar desde cero con tu programa Excel.
Abrir el programa Excel y un libro con sus hojas.
En tu ordenador con sistema operativo Windows tienes el botón de Inicio, si haces clic sobre él encontrarás una serie de programas y aplicaciones que están guardadas en la memoria de tu computadora. Busca donde pone Programas o en las versiones más recientes donde pone Todos los programas.
A continuación pulsa en Microsoft Office y después en Microsoft Office Excel que vendrá acompañado del número de la versión que tengas, bien 2010, 2007, 2003 u otras.
Seguidamente se abre el programa Excel en tu pantalla, te mostrará una hoja de cálculo en blanco, y por defecto se llama Libro 1.
En la parte superior encuentras todos los comandos e iconos para realizar las diferentes acciones que te permite Excel y que poco a poco empezarás a conocer siguiendo los artículos de esta Web.
En la parte central verás las casillas o celdas que conforman una hoja de cálculo, puedes conocer un poco más sobre el tema en Excel, introducción y sus funciones básicas.
En la parte inferior tienes tres pestañas denominadas respectivamente Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3, estas son las hojas con las que cuenta el libro de Excel, que se pueden aumentar o disminuir.
Puedes cerrar este libro de Excel de varias formas las dos mas comunes son las siguientes:
- Arriba a la derecha encontrarás un aspa de color negro, la primera, pincha sobre ella y el libro se cerrará, manteniendo abierto el programa.
- Otra forma es hacer clic en Botón de Office o en Archivo y elegir Cerrar.
Ahora vas a abrir un nuevo libro de Excel, se llamara por defecto Libro 2, cada vez que en la misma sesión abres un libro nuevo Excel le va añadiendo al nombre un número correlativo.
En la versión Excel 2003 pulsa en Archivo y luego en Nuevo y en Libro en blanco, en Excel 2007 debes ir al botón de Office, pulsar Libro en blanco y después pulsar en la parte inferior en el botón Crear. En Excel 2010, 2013 y 2016 los pasos son similares a la versión 2003.
Así un nuevo libro se abrirá y si te fijas en el nombre en la parte superior de la pantalla se denomina Libro 2.
Otra opción al abrir un libro de Excel es hacerlo sobre una plantilla existente de las que el programa nos facilita o de las que hay disponibles en Internet.
Por ejemplo en el sitio oficial de Microsoft, las hay de muy variados temas: Facturas, hojas de gasto, presupuestos, calendarios, inventarios y muchas más.
Otras opciones que podemos realizar con un libro de Excel es minimizar la pantalla, con el botón que aparece en la parte superior derecha con un signo -, y también maximizar con el botón que se encuentra entre el de cerrar y el de minimizar.
Para cerrar el programa Excel:Haz clic en el aspa negra superior o pulsa las teclas Alt + F4.
Truco: Si vas a usar con frecuencia el programa de Microsoft Excel te recomiendo que crees un icono de acceso directo en el escritorio de tu computadora.
Así con dos clic sobre el icono tendrás abierto el programa sin tener que realizar la ruta explicada al principio de este artículo. Si quieres ver como hacerlo visita Libro de Excel en tu escritorio.
Funciones en Excel: Funciones matemáticas
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Dentro de las categorías de funciones que dispone Excel, y en general todas las hojas de cálculo como Google Docs, Numbers, una de las más usadas es la de las funciones matemáticas, en la web oficial de Microsoft Excel puedes conocer todas las que se engloban en dicha categoría.
Puedes realizar un montón de cálculos, desde los más sencillos como suma, resta, producto, hasta los más complicados como logaritmos, trigonometría, matrices, además de un montón de utilidades como redondear, escribir en números romanos, usar números aleatorios, y muchas más.
En la práctica las funciones Matemáticas y Trigonométricas más empleadas son la suma, la resta, el producto y la división. En este artículo vas a conocer algunas de estas funciones matemáticas
Para ello abre una hoja de cálculo Excel nueva.
Sitúate en la celda A1 y escribe el numero 10, ahora en A2 escribe el numero 2. Sitúa el cursor en C1.
Empiezas con la función Suma
Haz clic en el icono fx, aparece en la barra de formulas, la encuentras en la parte superior de una ventana de Excel, es un espacio rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las formulas introducidas en la celda en la que este situado el cursor.
Se abre un cuadro de dialogo llamado Insertar función, para buscar una función por ejemplo suma, escribe en el recuadro debajo de Buscar una función: para a continuación pulsar en el botón Ir. Ver imagen ampliada.
Verás que aparecen todas las funciones que tienen la palabra suma en su definición. La función suma aparece la primera seleccionada, pulsa Aceptar. (También puedes realizar la búsqueda por categorías, para ello despliega el triangulo negro que aparece a la derecha de O seleccionar una categoría: Usadas recientemente, sitúate en la categoría que necesitas, en este caso y te aparecerán en la parte central de la ventana)
Otro cuadro se abre, llamado Argumentos de función, en donde encuentras una pequeña explicación de los pasos a seguir para realizar la operación suma.
En el primer rectángulo escribe A1 o pulsa con el ratón en dicha celda, en el segundo rectángulo pon o pulsa en A2. Haz clic en el botón Aceptar, el cuadro de dialogo se cierra y en la celda C1 aparece el resultado de la suma que es 12.
Si quieres sumar más cifras basta con ir indicando las celdas a sumar en cada rectángulo.
Otra forma de realizar sumas es la Autosuma.
Función Restar
No busques la formula Restar porque no esta, si quieres realizar una resta en Excel has de escribir el signo menos delante de la celda a restar, puedes leer más sobre el tema en: ¿Cómo restar en Excel?
Función Producto
Realiza los mismos pasos que en la explicación anterior pero en vez de elegir suma, busca y elige Producto, tras realizar todos los pasos en la celda C1 obtienes el resultado de multiplicar 10 por 2 esto es 20.
Función cociente o división
Mismos pasos que los descritos, el resultado será 5.
Función Potencia
En vez de escribir el nombre, elige la categoría Matemáticas y Trigonométricas y escógela de la lista (está en orden alfabético), desplázate con la barra de desplazamiento a la derecha para acceder a ella.
Si quieres por ejemplo calcular el resultado de la potencia de 2 al cubo, es decir a la tres, en el primer recuadro llamado Número pulsa en la celda A2, en el segundo escribe 3, Aceptar, obtienes el resultado que es 8.
Función Raíz cuadrada
Igual que en el caso anterior, escoge dentro de la categoría Matemáticas y Trigonométricas la función Raíz, en el cuadro de dialogo indica de que numero quieres saber la raíz cuadrada, bien escribiéndolo o bien pulsando una celda con datos numéricos, por ejemplo escribe 144 en el recuadro Número: al pulsar Aceptar obtendrás 12.
Y así poco a poco te recomiendo que vayas practicando con todas las funciones matemáticas para que te familiarices con la construcción de formulas, si bien otra forma rápida de realizar operaciones la puedes aprender en: Introducción funciones básica Excel.
Consejo: En todo momento en los cuadros de dialogo que se abren puedes obtener ayuda acerca de las funciones en el enlace,
VBV
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